出荷管理とは｜業務内容や管理を効率化するシステムもご紹介

物流業務において受注後から発送までの間は、細かい工程が多くなります。そしてこの間の作業はミスが起きやすい工程でもあるためこれらの管理を怠れば納品ミスだけでなく売上や在庫数のズレが発生し、その結果お客様の信頼を失ったり事業にも大きな影響が出てしまう可能性も考えられます。

今回は物流業務で大きな肝となる出庫管理について、概要や注意点・効果的な管理方法なども含めてご紹介していきます。

出荷管理の概要と業務内容

出荷管理とは｜受注した商品をスムーズに出荷するために行う業務

出荷管理は、お客様から注文を受けた商品をミスなく出荷が行われるために必要な管理業務です。出荷管理の業務は出荷するまでの準備に関する管理に関する業務と、出荷された後に正しく出荷が行われたかどうかを記録管理する業務と、大きく分けて二つに分けることができます。

これらを滞りなく運用するには、業務内容に基づいた指示書や伝票の作成などの必要書類やシステムの構築が必要です。仕組みを構築しておくことで、ミスを防ぐための体制作りとなるだけでなく、ミスが起こった場合にはどの工程でミスが発生したのかを後で振り返ることができます。そのため、体制を構築するだけでなくきちんと遵守して運用していくことも出荷管理の大事なポイントとなります。

出荷管理の業務内容

一言で「出荷管理」といっても業務内容は細かい工程に分かれています。ここではその出荷管理の業務内容詳細を工程順に沿ってご紹介します。

出荷指示書など作成

ミスのない作業のためには、出荷指示書が非常に重要になります。倉庫の在庫担当者は出荷指示書に記載されている内容に基づいて出荷の準備を行います。出荷する商品が決まり次第、商品の種類や個数・納期などを間違いないよう出荷指示書に記載しましょう。このときに納期の早い商品であったり、出荷準備までに手がかかる作業が必要な商品がある場合は先に出荷指示書を作成し倉庫担当者に渡しておくと、余裕を持って作業ができます。

出荷準備・納品

出荷依頼書を受け取った倉庫担当者は、決められた納期までに間に合うように準備を開始します。商品を納品するまでの輸送の最中に、破損することなく商品が届けられるよう梱包を行います。そのための梱包資材や「どのような形で荷物を運びたいのか」という荷姿も考えながら梱包を行います。

この梱包資材や荷姿について、お客様から特別な依頼がある場合などは忘れずに出荷依頼書に記載しておく必要があるでしょう。

そして納品日や納品場所、荷姿にあわせて配送の手配も同時に行っていきます。外部業者に配送を依頼している場合は、納品日にあわせて荷物の受け渡し日を調整しましょう。この際、年末年始やゴールデンウィーク、そしてクリスマスなどの季節のイベントが重なっているときは配送業者も混み合いますので、早めに手配をしておくことが大切です。

お客様へ商品の納品を行うときにも必要な書類があり、その書類は納品書とその控え、そして受領書の3つになります。納品した商品に問題なければ、受領書にサインか確認印をもらって自社で保管をしておきましょう。このときに納品書控えで受領証を代用するところもあります。

加えて、料金を現金で受け取る場合には領収証の準備も必要となります。金額が5万円以上の場合は、支払金額に応じた収入印紙が必要となりますので、忘れないようにしましょう。

売上伝票作成

納品後は納品書の控えや受領書に基づいて売上伝票を作成を行い、これで書類上の売上げ処理が完了します。売上伝票には売上日、出荷番号、商品名、金額や数量、納品先などを必ず記入しておきましょう。

売上伝票の記入が終えたら、納品書の控えなどの書類一式は経理担当者に一緒に手渡します。もし自身で管理をしている場合にはなくさないようにファイリングしましょう。

取引の記帳

担当者から売上伝票と受領書を受け取った経理担当者は、売上を「仕訳」として記帳しなければなりません。この「仕訳」は日々の取引を帳簿に記録することを指す言葉であり、お金の流れを可視化するものになります。この取引の仕訳を行っていないと、税務署に提出する「決算書」を作成することができませんので、経理を取りまとめる上で必要な作業になります。

このときに、商品の代金をお客様から後日銀行振込などで受け取る場合には「売掛金」として記帳いたしましょう。

出荷管理の目的と重要性｜管理不足でトラブルに発展する可能性

売上を正確に計上するため

出荷管理を行うことで、売上計上の業務処理の手間を大幅に削減できます。

多くの企業が売上予測を立てた上で、次年度の達成予算や事業コストを算出する場合が多いでしょう。このときに売上予測を立てるためには、現時点でどれぐらいの売上があるのかを正確に把握しなければなりません。売上予測の精度の悪さは事業の業績に悪影響を及ぼすとされていますので、正確な売上計上が必要とされますます。

このように正確に売上を計上することで、正しい数字で売上分析が可能になり、事業の資金繰りはもちろんのこと経営戦略や営業戦略を立てることが可能になります。

つまり、売上げを正確に計上することは健全な事業運営においてなくてはならない要素であるといえるでしょう。

出荷に関する顧客からの問い合わせにスムーズに対応するため

現在、自社にどんな商品の在庫があるかをきちんと把握していない場合、お客様からの問い合わせにすぐに対応できないという状況が生まれてしまいます。

またお客様から注文が相次いだ際に、販売できる商品数が確保できているのか分からなかったり、商品の納期の返答が遅くなってしまうという事が起こることが考えられます。

そのようなトラブルを防ぐためにも出荷管理は正確に行い、常に在庫状況を把握する必要があるでしょう。きちんと業務を運用することで販売機会を逃すリスクを防げます。

また納品した商品が異なる、商品が破損していた、まだ商品が届いていない、などといったお客様のクレームがあった場合にも、出荷管理をきちんと行っていないと、どこでミスが発生したのかを把握することができません。

出荷管理業務によって受注してから納品するまでの一連の流れを適切に把握しておくことは、トラブルが発生した場合の迅速な対応に繋がります。業務がきちんと稼働するようしっかりと管理することが肝心です。

在庫状況を正確に把握するため

お客様からの注文が入る度に在庫データを更新を行わないと、自社の在庫情報が分からなくなる恐れがあります。また注文が取り消されたり、追加注文が入るなどのイレギュラーケースが発生してしまうと、さらに正しい情報を把握できないという状況が生まれてしまう可能性が高いでしょう。

このように在庫状況を正確に把握しておかないと、余剰在庫を抱えてしまうリスクや、販売機会の損失に繋がることがあります。

万が一在庫状況の在庫のズレが発生してしまった場合、倉庫での商品の棚卸しを行うなどの在庫確認作業が発生します。この作業は棚卸しと同様にかなりの時間と労力が必要になります。

日々正確な出荷管理を正確に行うことでこれらの無駄な作業時間を発生させることが防げます。

関連記事：在庫管理とは｜在庫管理方法の詳細や適切な在庫管理で得られるメリットをご紹介

出荷業務効率化のポイント｜まずは自社の課題を把握するところから

ポイント1：自社の課題点を洗い出す

ポイント1：自社の課題点を洗い出す

最初に出荷業務を効率化を検討する際は、自社の出荷工程での問題点をきちんと洗い出しましょう。

洗い出しの時には発送ミスや納期の遅れなど「出荷するまでの準備業務」に問題があるのか、在庫管理表の入力ミスや在庫入力漏れなどの「出荷後の記録管理」に問題あるのか、分けて考えるのも大事なポイントです。

起きている課題は複数の工程に改善を行わなければならないパターンであることも考えられます。例えば、類似した商品が多いという要因が元で、納品ミスが起こってたり商品を探すのに時間がかかっているといいったことが挙げられます。

その場合は、在庫管理時の倉庫の配置や管理方法自体も工夫したり、商品受注後の出荷指示書に細かく注意事項や画像の写真、型番などを貼って間違いないように対応するなど、受注後の対応を見直す必要があります。

このように、課題は複数の要因が起因している場合も多々ありますので、些細なことでも問題点や気になる点の洗い出しを徹底的に行うことが肝心です。

ポイント2：業務フローを見直す

規模が小さい会社である場合は、入出庫管理を一人で行っていたり属人化している傾向があります。出庫の依頼なども「特に書面には残さず、梱包担当者に口頭のみで伝えている」という出荷指示書は存在していなかったり、運用がルール化されていない場合もあるでしょう。

現時点はミスが起こっていないかも知れませんが、後ほど大きな問題が起こる可能性も否定できません。出庫管理の業務フローを見直すことで、在庫管理ミスや納品ミスなどの原因を早めに潰しておきましょう。

ポイント3：出荷管理システムを導入する

出荷管理の一番大きなポイントとなる在庫管理を行う方法はさまざまありますが、Excelでの運用を行っている企業も散見されます。

ですが、Excelに手入力で管理を場合はどうしても人力で行う作業なので入力間違いが起こってしまったり、使い勝手があまりよくないというケースも多いです。

効率的な出荷管理が実現するためにも、出荷管理システムを導入することをおすすめいたします。

具体的には、バーコードなどを活用したハンディターミナルシステムの導入が挙げられます。システム導入により入出庫管理や棚卸し管理が簡単にできたり、出荷指示書かラ納品書までの書類も一括して作成できます。属人化されてしまいがちな管理業務ですがシステムを導入することで、一気に作業をルール化することができるため、会社全体の業務改善も図ることが望めます。

出荷管理ができるシステムやサービスをご紹介

物流業務を全て自動化「オープンロジ」

シンプルで効率的な物流アウトソーシングプラットフォームを提供しているオープンロジでは、入庫から在庫・出庫まですべてオンライン上で管理し、物流作業を自動化することが可能です。在庫も自動で24時間更新・管理されるだけでなく、在庫が設定した数以下になった場合にはアラートで知らせてくれる補充アラート機能も装備されています。面倒な在庫管理も簡単に運用が可能になるのは魅力的なポイントです。

さらに商品の梱包や発送は商品を指定の倉庫に預けるだけで、物流業務のプロが代行してくれるので、作業のクオリティも上がります。料金は固定費ゼロの従量課金制を採用しており、使った分だけ費用が発生する点あオープンロジの強みといえるでしょう。

無料でスタート可能「ZAICO」

無料で出荷管理が始められるのが「ZAICO」というクラウド式サービスです。

スマートフォンやパソコンで複数人で同時に在庫情報を確認することができ、在庫データ移動履歴の確認機能もあるので、複数拠点がある方にもぴったりの出荷管理システムです。

複数名のユーザーで利用する場合は追加料金が必要で、無料プランは在庫管理として200データまでの登録となります。

有料プランになると登録数が無制限になるなど利用可能な機能がさらに広がります。まずはお試しとして無料プランから始め、試用後有料プランへ以降できるところは人気の理由のひとつでしょう。

小規模スタートなら「ロジクラ」

まずは小さくスタートしたいという方には、アプリでピッキングやバーコード検品が可能な「ロジクラ」をおすすめします。ロジクラの特徴は、これまでハンディターミナルや紙のバーコードで管理していた在庫を、スマートフォンのみで管理可能なところです。

品の方法もカメラ機能でバーコードを読み取るだけ。機械操作が苦手な人にも誰でも簡単にできるように設計されています。

無料プランでは、商品管理のみが利用できる機能となりますが、有料プランだと棚卸や送り状の作成、納品などの作業も可能になります。さまざまなECサイトプラットフォームとも連携をしているため、手始めに在庫管理からデジタル化を進めていきたい方におすすめのサービスと言えるでしょう。

必須機能をコンパクトに集約「アラジンオフィス」

「高性能」「柔軟性」「コストパフォーマンス」に優れた販売管理・在庫管理システムとしてサービスを提供しているのが「アラジンオフィス」です。このサービスは必要な機能を濃縮した無駄のないシステムを提供しているだけでなく、業界ごとに異なる商習慣に対応できるという特徴を持っています。幅広い業界からの人気を博しており、ユーザーリピート率は98.3%を獲得しています。

さらにシステムを利用した後に、より自社に合わせた使いやすいシステムへと改良したい企業向けに、独自のカスタマイズサービスも提供しています。

サポート体制が充実「GoQSystem」

月額15,000円の定額でサービスを提供している「GoQSystem」は、楽天やYahoo!ショッピング、Amazonなどの大型ECモールを利用している企業向けの一元管理システムを提供しています。受注管理はもちろんのこと、商品管理、物流管理までできることが特徴です。

サポート体制も電話、メール、チャットだけでなくLINE公式アカウントでの問い合わせも完備。チャットボットも用意されていますので、ちょっとした疑問でも気軽に質問できるサポート体制が整っているのは大きな魅力といえるでしょう。

出荷管理は外部システムを活用するのもひとつの手段

正確で効率的な出荷管理を行いたい場合、自社で作成したシステムのみで運営していくのは限界があります。手間も時間もかけずに出荷管理に必要なデータや仕組みを総合的に管理するためには外部システムを導入が必要不可欠であるといえるでしょう。

ご紹介した外部システムを利用することで、出荷管理にかかるミスの削減だけでなく、それに関連した社員教育や作業時間そして残業時間を減らし、他基幹業務へ注力する時間を作り出すこともできるでしょう。出荷管理体制にお悩みの方は自社の問題点を洗い出した上で、外部システムも含めて業務体制の見直しや改善を一度検討してみてはいかがでしょうか。