在庫管理システムとは｜システム導入の目的やメリット・注意点をご紹介

EC・ネットショップの規模が拡大してくると在庫が増加し、管理をもっと簡単に行いたいと思い始める事業者様は多くいます。在庫管理を見直す手段として考えられるのが在庫管理システムの導入です。

在庫管理はホワイトボードを使用した方法や、エクセルなどを使用して管理する方法などさまざまです。しかし事業規模が大きくなると在庫の数量も比例して多くなるため、こういったアナログな作業では全てを管理することが物理的に難しくなります。

また在庫管理を含め物流業務が忙しくなると人的ミスも発生しやすいです。例えば実際の在庫状況と管理していたデータがかみ合わなくなるだけでなく、そのミスにすぐ気付くことができずに後々大きな差異になってしまうこともあるでしょう。

在庫管理システムを導入することで人的ミスを減少させる効果が期待できます。

EC・ネットショップ運営をしていくうちに、いつの間にか在庫管理業務やコストの面で課題を抱えていたという事業者様も多いのではないでしょうか。在庫管理システム導入から得られるメリットは豊富にあります。

しかし、ただ導入すれば良いというものではありません。適切に在庫管理システムを導入しなければ、メリットを得るどころか損失に繋がってしまうことも考えられます。そのような事態は避けたいところです。導入前にしっかりと在庫管理システムについて知ることで堅実にシステムを導入し、適切な管理下の下、運用することができます。

今回は在庫管理システムについてシステム導入の目的やメリット、導入の際の注意点を詳しくご紹介します。在庫管理システム導入時の参考にしてください。

在庫管理の目的とは｜在庫管理は売上に直結している

適切に在庫管理の目的を自覚することで、意識が変わるだけでなく、在庫管理業務を今一度見直すきっかけにもなります。ここでは在庫管理の目的や重要性について詳しく紹介します。在庫管理システム導入前に今一度、在庫管理の目的をきちんと整理しておきましょう。

在庫管理の目的

在庫管理の目的といえば商品の数量把握や在庫の品質確認です。しかしその本質は商品動向と売上の把握にあります。

どのタイミングでこの商品はお客様に購入されているのか、ずっと売れ残っている在庫はないかなど、自社で取り扱っている商品の動きや品質を正確に把握することも在庫管理のひとつの目的です。在庫管理業務はEC・ネットショップの運営状況を理解することに繋がります。

在庫管理業務は事業戦略などの基幹業務に比べるとついおざなりになりがちです。しかし在庫管理は自社で販売している商品の動向・売上把握という事業運営上とても重要な目的を担っています。そのため在庫管理は、EC・ネットショップの運営で欠かすことのできない大切な業務のひとつといえるでしょう。

在庫管理の重要度が高い理由｜在庫は売上に直結している

在庫管理で押さえて置きたいポイントのひとつは、在庫とはただの商品ではなく売れれば後々利益となって返ってくるという点です。

仮に長期間在庫を抱えたままでいればその分保管料や管理費にコストがかかってしまい、いつまでも利益になりません。また在庫状況が把握できていないために長期間商品を保管していると、温度や湿度などの環境が影響して商品が劣化してしまうこともあります。商品が劣化し販売できなくなれば、利益の損失に直結します。

常日頃、在庫管理をしっかりと行うことで具体的な在庫状況を常にリアルタイムで把握することができます。いつ、どのくらいの数量が動いているのか、商品の個数や状態・販売状況をきちんと確認しておくことは、余剰在庫を抱えてしまうことの防止や、販売機会の損失を防ぐひとつの手段です。

コストの削減が期待できる

在庫管理システムを利用して在庫管理業務を適切に行うことは、事業全体のコスト削減に繋がる可能性があります。

在庫管理をアナログで行うことは数の少ないうちは大丈夫かもしれません。しかし規模が大きくなると問題が発生する可能性が高いです。例えば実際の商品在庫を把握しきれず、データと実際の数量に差異が生じることが考えられます。

またアナログな方法では在庫の動きを正確に認識することが難しく、余剰在庫を無駄に抱えてしまい商品劣化や倉庫のスペースを無駄に消費する可能性があります。余剰在庫を抱えることや倉庫スペースの無駄遣いは、後々の売上に響いてしまったり管理費や光熱費などのランニングコストに悪影響を及ぼします。

在庫管理業務の把握しきれていないところで余計なコストがかかる状況は、EC・ネットショップを運営していく上で避けたいものです。これらの問題点は、在庫管理システムを利用ししっかりと在庫管理業務を行うことで防ぐことができます。

事業規模が小さく物量が少ないときは目視で確認できていたことでも、経営の規模が大きくなると手が回らなくなることがあります。自社の経営状態が変わって問題が浮き彫りになる前に、在庫管理も今一度見直す必要があるでしょう。

参考記事：
在庫管理とは｜在庫管理方法の詳細や適切な在庫管理で得られるメリットをご紹介

在庫管理システム導入の目的｜在庫管理の徹底と業務量・コストの軽減化

在庫管理システムを自社に導入しようと検討し始めた事業者様には、事業規模の拡大や在庫管理状況の課題点の改善など理由があります。

ここでは在庫管理システム導入の目的をいくつか目的別に詳しくご紹介します。どのような目的で在庫管理システムを導入したいと考えるのか目的を深く知ることで、在庫管理システムを導入しようか迷っている人にとっては解決の糸口になるでしょう。

在庫状況を明確にしたい

在庫管理システムを導入する目的1つめは、在庫状況を明確にしたいからです。

在庫管理の方法はさまざまな手段がありますが、エクセルへの手入力やホワイトボードへの書き込みなどのアナログな方法だと、扱う数量が多くなったときに差異が生じやすいです。

しかし在庫管理システムを使用すれば、そういった差異をアナログな手段よりも確実に減らすことができます。またデータとして管理することで、在庫状況をいつでもすぐに確認することが可能です。

小規模のうちは差異がでたりイレギュラーな事象が発生してもすぐに見つけることができ、比較的早期に対応することが可能です。しかし事業が拡大し抱える在庫が増えると、アナログな方法では管理が行き届きにくくなります。

在庫状況は常に明確にしておかなければ会社の売上が不明瞭になります。その状況は事業に悪影響を及ぼし、最悪事業経営を傾かせる一因となりかねません。事業規模が拡大する前に先手を打つことが肝心です。そのひとつの手段として在庫管理システムを上手に活用し、在庫状況を明確にすることがあげられます。

業務負担を軽くしたい

在庫管理システムを導入する目的2つめは、業務負担を軽くしたいからです。

EC・ネットショップを運営し事業が拡大してくると、比例して業務負担が増加するのが在庫管理を含めた物流業務です。物流業務は入庫から発送まで工数が多いため、多くの人員と時間を必要とします。

在庫管理システムを導入すれば、アナログな手法の在庫管理よりも各段に業務負担を削減できる可能性があります。物流業務のひとつである在庫管理をシステムを使用することで負担を軽減することができれば、運営戦略などの重要な基幹業務に割く時間を各段に増やすことが可能です。

在庫管理を含めた物流業務の負担を軽減したいと考えている事業者様は、在庫管理システムの導入を検討するのもひとつの手段だといえるでしょう。

コストを削減したい

在庫管理システムを導入する目的3つめは、コストを削減したいからです。

重要な役割を担っている物流業務のひとつである在庫管理ですが、事業規模が大きくなる程コストがかさみます。コストを削減する方法のひとつとして在庫管理システムの導入が有効です。

在庫管理システムを導入することで人件費の削減や業務時間の短縮に繋がる可能性があります。在庫管理に割いていた人件費や業務時間は他の業務にあてることができ、EC・ネットショップの運営にプラスの影響をもたらすでしょう。

在庫管理システムのメリット｜在庫状況が明確に把握可能

在庫管理システムを導入することで得られるメリットは複数あります。

ここでは、在庫管理システムを導入することで得られるメリットについて詳しくご紹介します。在庫管理システム導入を検討する際の参考にしてください。

在庫管理状況が明確に把握できる

在庫管理システムのメリット1つめは、在庫管理状況が明確に把握できることです。

小規模なうちは把握しきれていた在庫ですが、事業が拡大すると在庫状況を全て把握し管理することが難しくなっていきます。とにかく在庫管理状況をしっかりと把握したい、という点が課題となっているEC・ネットショップ事業者様も多く存在します。

アナログな方法で在庫管理を行っているとデータに差異が生じやすくなるばかりでなく、ミスなどに気付いたときには原因が特定できない可能性あります。また自社倉庫にある全ての商品の情報に響いて管理状況が曖昧になってしまうこともあるでしょう。

在庫管理システムを使用することで、このような問題を防ぐことができます。

しかし、在庫管理システムを導入すれば全てが解決するわけではありません。そもそも根本の在庫管理の業務内容や作業方法を見直す必要があることも考えられます。

まずは自社の在庫管理業務を見直すところから始めることが肝心です。

人的ミスの削減

在庫管理システムのメリット2つめは、人的ミスの削減です。

事業規模が大きくなり在庫管理業務での人員が足りなくなったことから、新たに人を採用する事業者様も多くいます。しかし自社の事情で人員を増やすことができず、現在いる人数で在庫管理を含めた物流業務をギリギリの状況で行っている事業者様も数多く見受けられます。

在庫管理システムを導入することで個々の業務負担を軽くし、結果的に人的ミスを減らすことが望めます。

人的ミスが発生する要因はさまざまありますが、その要因のひとつとして業務量負担の過多が挙げられます。在庫管理システムを導入することで軽減することが可能です。また全てを手入力・目視で確認するだけでなく、システムを使用して一部を自動で管理できる体制を導入することで、差異などのミスを早期に発見する環境が整います。

人的ミスは人が関わる限り発生してしまうものです。しかし在庫管理システムを導入するなど対策を行えば、人的ミスを減らすことは可能でしょう。

コストの削減に繋がる

在庫管理システムのメリット3つめは、コスト削減に繋がることです。

在庫管理は経営などの基幹業務に比べると業務内容の精査が後回しにされがちです。そのため在庫管理業務自体に無駄が生じている可能性があります。

在庫管理業務を改めて精査し構築しなおすことで、コスト削減を図ることが可能です。これもひとつの手段ですが、その際もうひとつの手段として在庫管理システムを導入することで、更なるコストの削減が期待できます。

在庫管理システム導入時の注意点｜身の丈に合ったシステムを導入する事が肝心

在庫管理システムは導入することで多様なメリットを得ることができます。しかしただ導入すればいいというものではありません。在庫管理システムは便利なシステムですが、導入時には気を付けたい点がいくつかあります。

注意点をきちんと押さえた上で適切に導入することで、在庫管理システムは最大限の効果を得ることができます。ここでは、在庫管理システム導入時の注意点を詳しくご紹介します。在庫管理システムを導入する前に、気を付けるべきポイントをしっかりと押さえておきましょう。

余計な機能を付加しない

在庫管理システムと一言で言っても、そのシステムの内容は豊富にあります。また在庫管理システムは一種類だけでなく、提供している各企業ごとにシステムの特徴や取り扱っている機能が異なります。

自社に在庫管理システムを取り入れるとき、ついたくさんの機能を付けてしまいがちです。ですが在庫管理システムの機能はたくさん付けておけば役に立つというものてはありません。便利そうだから、楽になりそうだからと安易に付加しても実際の業務では使用しなかったとなれば、ただの無駄な出費になります。

在庫管理システムの導入には当たり前ですが、それなりのコストがかかります。必要な機能のみを精査して最低限の出費に押さえ、システムを有効活用して最大限の効果を出すことが大切です。そのためには、しっかりとシステムやその機能性を調べて選定することが重要です。

業務内容を整頓する

在庫管理システムはとても便利で有効なシステムですが、在庫管理の状況がきちんと整っていなければシステムを導入しても効果を得ることは難しいです。在庫管理システムを導入し効果を発揮させるためには、まず自社の在庫管理業務をしっかりと整頓することが大切です。

自社の在庫管理状況をすぐに在庫管理システムへと反映できる環境は整っているでしょうか。もし、しっかりと現状が整っていなければ、在庫管理システム導入前にきちんと管理状況を整えておきましょう。自社の在庫管理業務を整頓することで、在庫管理システムの導入のスムーズに行う事ができます。

また在庫管理システムを導入することで、在庫管理業務の内容が変化します。そのため在庫管理システム導入後の在庫管理業務の運営方法もしっかりと構築し、スムーズに進めることができるよう整えておくことが肝心です。

自社に合った規模のシステムを導入する

在庫管理システムは提供している企業様によってさまざまな種類・オプションがあります。そのため導入を検討する際にどこのシステムを利用しようか悩んでしまう事業者様も多いのではないでしょうか。

どの在庫管理システムを導入したら良いのか迷ったとき、大は小を兼ねるという気持ちからつい規模の大きなシステムを選びがちです。しかし在庫管理システムは自社に見合った規模のシステムを導入することを強くオススメします。

システムの規模が大きくなるほどかかってくるコストは大きくなります。その分きちんと活用できていれば問題ありません。しかし自社の規模が小さいにも関わらず大規模な在庫管理システムを利用してしまうと、コストを削減するどころか赤字になってしまう可能性があります。

在庫管理が改善されても、コストが高くついてしまっては本末転倒です。最大限メリットを得て事業のプラスになるよう、しっかりと自社にあった規模のシステムを導入することが肝心です。

在庫管理システムは自社に合ったものを選択することがポイント

在庫管理システムは適切に利用すると得られるメリットがたくさんあります。しかし自社に合う規模の在庫管理システムを導入しないと無駄にコストがかかってしまい、最悪経営を悪化させてしまう恐れがあります。

また在庫管理システムをただ導入すれば在庫管理の課題点が解決できるといった便利なシステムではありません。有効に活用するためには根本となる在庫管理の体制をしっかりと構築し、きちんとシステムを理解する必要があります。

在庫管理システムを導入するときは、自社にはどの程度の規模の在庫管理システムが必要なのか的確に見極め、導入前に必ず在庫管理状況を把握するようにしましょう。