循環棚卸とは｜メリット・デメリットや棚卸業務の効率化のポイントを徹底解説

棚卸作業は現在の在庫の数量と価値を計算し、業績を把握するために大事な作業の一つです。それだけでなく、決算書に記載する必要がある売上原価・棚卸資産を計算するためにも、現在の在庫情報を正確に把握する必要があります。

しかし多種多様な商品を取り扱っている場合は、在庫状況を確認する作業である棚卸を行うだけでも多くの時間とリソースが必要です。その棚卸作業の中でも、大手ECサイトやフランチャイズ系店舗などが取り入れている効率よく在庫確認ができる「循環棚卸」という棚卸方法をご存じでしょうか。

今回は、循環棚卸についてメリットやデメリットはもちろんのこと、棚卸業務の効率化のポイントまで詳しく解説いたします。

循環棚卸の概要

循環棚卸とは｜在庫を一定の基準で分別し順に在庫を確認していくこと

循環棚卸とは、一つ一つの品物の数量を定期的に数えることで在庫数量と在庫金額を確認する棚卸方法で、英語では「サイクルカウント」と呼ばれています。全ての在庫を一度に一斉に調べる方法ではないため、在庫の種類や場所、そして作業する日などに分けて棚卸作業を行います。

循環棚卸を行う場合には、在庫確認作業をする棚のみ入出庫を止めて棚卸作業に入ります。理由としては、カウント数が作業途中で差異が生じない状況にする必要があるためです。そして対象の在庫棚のカウントが終えたあとは入出庫を再開して、同様の流れで次の棚卸作業へ移行していきます。

この循環棚卸ですが、コンビニなどの24時間営業の小売店は循環棚卸を採用しています。そのため実際にコンビニに入ったときに、店員が商品の入出庫のタイミングで確認作業をしている風景を見たことある方も多いのではないでしょうか。このように、取り扱いの商品数が多く商品の入れ替わりの激しい小売店などに適している在庫確認方法です。

フランチャイズで経営されている小売店の中にはエリアごとに棚卸時期をずらしたり、棚卸をするときには入出荷をしないという取り決めをしているところもあります。

そして循環棚卸を導入している小売店の多くがシステムによって在庫管理を行っています。それに合わせる形で商品数のカウントも人の手で一つ一つ数えるのではなく、商品のバーコードやQRコードをスキャンする方法が主流となっており、全体の個数の変動などがデータを見るだけで一発で分かるように一括管理を行っています。

循環棚卸のメリット・デメリット

さまざまな業態で取り入れられている循環棚卸ですが、メリットとデメリットはどのような点があるのでしょうか。

メリット1：少ない人員で棚卸可能

循環棚卸の大きなメリットの一つとして、少ない人員で棚卸作業が可能という点があります。循環棚卸と対照的に述べられることが多い一斉棚卸は、一度で全ての在庫を確認するやり方であるため、多く人手が必要となります。

その一方で、循環棚卸は決まったエリアのみの棚卸作業となるため、無理ない人員で棚卸作業を行うことができます。コンビニやドラッグストアなどで店員の方が一人で作業している状況だけでなく、多くの在庫確認が必要になる大型倉庫を持つ企業などでもこの循環棚卸が取り入れており、棚卸作業に慣れた少数精鋭のチームを結成するケースも見受けられます。このように循環棚卸は人件費も時間も最小限に抑えられるのもメリットといえるでしょう。

メリット2：業務を止める必要が無い

全ての作業を止めて確認する一斉棚卸と比べて、循環棚卸は一部の入出庫だけを止めて作業をやり方であるため、業務全体をストップさせる必要がないのも大きなメリットです。仮に全ての作業を止めて棚卸作業を行う場合は、作業量によっては一日もしくはそれ以上の営業を停止しなければならず、機会損失がその分大きくなってしまいます。

棚卸作業には多くの人手が必要となるため、棚卸作業自体にも人件費などの経費が必ず発生します。それだけでなく人手が不足している事業者の方や、確認すべき在庫数が多い場合には、臨時でスタッフを雇うケースも珍しくありません。

つまり棚卸作業単体で見ると、売上は発生しないにも関わらず、単純にコストが嵩むものとなり、金額だけでみるとマイナスとなっていまうのです。

このようにコスト面から見ても、営業を続けて利益を上げながら在庫確認ができる循環棚卸は、メリットが大きい方法であるといえるでしょう。特に営業を止めることで損失が大きい企業などは、循環在庫を取り入れているところも多いのが特徴です。その中でも大手ECモールの「Amazon」は循環棚卸の精度を高めた成功事例として、よく事例として挙げられています。

デメリット1：正確性に欠ける可能性がある

循環棚卸は「順番に棚卸作業を行う場所を変えながら在庫を確認していく方法」であるため、最も古い棚卸情報は正確ではない可能性があるというデメリットがあります。運用次第では棚卸周期が長くなればなるほど、在庫データの正確さは失われているということも認識しておく必要があるでしょう。

加えて、作業体制に関しても、棚卸作業をシステムではなく手作業で行っている場合は在庫確認を行う担当者がその都度違う場合がほとんどで、人の能力に大きく依存してしまう形となるため、どうしてもデータとしての精度が低くなる傾向があります。

棚卸を行わなければならない理由は、在庫がどれぐらいあってどれだけの商品が売れたかを確認したり、記録で残っている在庫データと実際の在庫数が一致しているか、そして売れていない商品や不良在庫などが溜まっていないかなど、棚卸作業は正確性が重要な作業であることは間違いありません。

したがって循環棚卸で在庫確認を行う場合は、誰でも簡単に、そして同じ作業環境で棚卸作業ができるバーコードシステムの導入などシステム化もあわせて検討する必要があります。

デメリット2：厳密に在庫管理を行う必要がある

循環棚卸は一斉在庫と異なり頻繁に棚卸が行われる確認方法です。しかし在庫データと実際の棚卸データの差異があまりにも大きく出てしまうと、照合すべき在庫データの信憑性がなくなるため、カウントした数を突き合わせる元データの信憑性も疑問視しなければなりません。その場合は、営業を止めて一斉在庫を行わなければならないケースも考えられます。

このような事態を防ぐためにも、普段から厳密な商品在庫管理が必要となります。在庫確認がある程度正確に行われていることで、効率よく検品作業が行える循環棚卸もスムーズに行うことができるのです。

一つ一つの商品の入出庫が激しい小売業や、常に人手不足で作業が疎かになりがちなケースなどは、慌てて在庫を数えたりカウントが重複してしまったりなど管理が疎かになることが想定されます。そのような事態を防ぐためにも、POSシステムと連動して商品在庫状況が管理できるシステムなどを導入することで、より正確なデータの管理が実現できます。

一斉棚卸の概要

一斉棚卸とは｜一定の期間で全ての在庫を確認すること

一斉棚卸とは、数時間や一日など一定の期間を設けてその期間中に全ての在庫を一気に確認する棚卸を行う方法です。これまでは「棚卸」というと、この一斉棚卸の方法で実施されることが一般的でした。

全ての在庫を確認するためには、在庫確認時には全ての作業や入荷、出荷をストップする必要があります。そのため定休日か営業を止めて作業を行う必要が出てきます。それだけでなく取り扱っている商品数が多い場合は、数日間にわたって作業を行うケースも多々あります。また一斉棚卸を実施するサイクルとしては、一般的に年に一度や半年に一度、多くても四半期に一度などのペースで棚卸作業を行う必要があります。

実際にスーパーなどで営業時間が通常より短縮して営業されたり、臨時休業の案内を目にしたことがある人も多いかと思います。そのような場合は、一斉棚卸を行っているケースが考えられます。

棚卸作業の流れとしては、営業を止める必要があるため、棚卸作業担当だけでなく各部門を含めたスケジュールを立てた後、担当者が一人一人に作業場所の割り振りを行います。

そして多くのスタッフが棚卸作業に参加するため、全員が同じ基準で作業を行うように事前の教育も必要となります。これらの下準備が完了してから棚卸作業当日に在庫データに基づき確認作業を行っていきます。作業時には社内の経理担当者や正規人社が現場に立ち会うことがほとんどです。

これに加えて大手企業の場合は、不正防止の観点から公認会計士が監督として同席するケースもあります。

このような作業の流れからしても、一斉棚卸は検品当日だけでなくその前段階の準備も時間がかかる作業になります。

一斉棚卸のメリット・デメリット

いまでも多くの企業や倉庫が採用している斉棚卸ですが、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。

メリット1：一気に作業を行うため精度が高い

一斉棚卸のメリットは全ての在庫を同じタイミングで確認を行うため、在庫確認の精度が高いということです。作業中に入出庫を止めて全員が決められた基準で一斉に作業を行うため、確認する在庫データさえ正確であれば、高い精度のデータを取得できます。

万が一、在庫データと実際の商品の数の差異が大きく生じたとしても、その場でどこで間違いが起きたのかなど原因を追及しやすいというメリットもあります。

さらに一気に作業を行うため、最初に確認するスタッフに統一した確認方法を伝達しておくことで、スタッフの作業水準も高く維持することが可能です。このような理由から一斉在庫は高い精度が期待できるとして、多くの企業で採用されています。

デメリット1：通常業務をストップしなければならない

デメリットとしては、通常業務をストップして行わなければならないという点です。そのため一斉棚卸を行うときは、売上がゼロとなるだけでなく作業時間が時間が長引けば長引くほど営業機会損失も大きく膨らんでいきます。

そして営業を止める必要があるため、24時間営業の小売店などやECショップなどでは適さない方法となります。

また心理的な面として作業スタッフのストレスも高くなります。スタッフも決められた時間内に終わらせなければいけないという緊張感が発生するため、それ故に作業が雑になってしまい、結果的にミスが起こるということも想定されます。

このような点からも、一斉棚卸は商品が少なく、在庫チェックに時間がかからない小規模の小売店などが向いている確認方法といえるでしょう。

デメリット2：在庫数により多くの時間・人手が必要

一斉棚卸は全ての在庫を確認するため一度に多くのスタッフが必要となり、商品数が多ければ多いほど多くの時間も要します。

通常業務をストップして売上が上がっていないにも関わらず、人件費が嵩んでしまうのも事実です。そして、できるだけ営業を止めないように休日や夜間に棚卸作業を行うケースも珍しくありません。その場合はスタッフに対する出勤手当などが発生するため、大手企業の工場であれば一度の棚卸で数千万のコストがかかるともいわれています。

さらに人件費や営業損失を少しでも抑えようとした場合は、一人一人の負担がかなり大きくなるだけでなく、一斉棚卸を行う時期は一時的な激務になってしまうことケースが多く見受けられます。したがって、通常業務の後に深夜まで作業を行ったり、中には夜を徹して行うなど厳しい環境での作業を強いられる場合も多々あります。

このような環境で作業を行った場合は、スタッフの集中力や疲れなどが原因で、人的ミスが起こる可能性も考えられます。ミスを引き起こさないためにも対策は必須といえるでしょう。

そして多くのスタッフが参加するということとなると、棚卸業務に慣れていないスタッフが作業を行うケースも少なくありません。その結果、作業ミスが起こる確率も高くなってしまいます。それによって作業が大幅に遅れたり想定以上の時間がかかるだけでなく、作業の精度も悪化してしまう可能性もあります。

このような点から鑑みて、一斉棚卸は高い精度を期待できる方法ではありますが、さまざまな面で大きな負担とリスクがある方法であるということはあらかじめ認識しておく必要があるでしょう。

棚卸を効率的に行うポイント

ポイント1：棚卸のルールを明確に定める

棚卸作業で頻繁に発生する問題として在庫データと棚卸データの差異が生じてしまうことが挙げられます。その理由として、作業を行う担当者の認識の違いや社内ルールが統一されていないことも原因の一つとして考えられます。

社内ルールが明確に定まっていないことで、伝達ミス、そして記入・入力ミスに繋がるだけでなく、自分の判断で解釈した基準でカウントするケースが発生します。これにより結果として棚卸作業がやり直しになるなどし、時間とコストを大きく浪費してしまう可能性があります。

このような事態を避けるためには、作業前に事前にルールを明確に定めることは必須です。

棚卸作業そのものは多くの人手と時間が必要な作業です。しかしルールを定めることで、業務も大幅に効率化できるだけでなく、ミスを減らすことも可能になります。

しかし、棚卸作業自体は厳密なルールは決められた物があるわけでなく、それぞれの会社ごとに自社でルールを策定し、運用・改善していく必要があります。

そのためルール作りは、どのような形で棚卸を行い、どのような数字のカウント方法や記入方法など、誰でも簡単にできるように細かいところから自社ルールを設定するとこから始めましょう。もちろん社員への落とし込みもきちんと行う必要があります。

このように棚卸作業のルールを統一化することで、作業自体も安定するだけでなく、一部改善を繰り返しながら毎年同じルールで運用していくことが、棚卸作業が効率化する近道といえるでしょう。

ポイント2：在庫管理システムを導入する

棚卸作業を効率化を実現するには、社内の統一ルールの制定に加えて、在庫管理のデータの管理も必要です。

一部の企業の中には在庫管理を、Excelや紙の帳簿などで手作業で管理しているケースもまだまだ見受けられます。しかし手作業でのデータの入力・修正作業はどうしても人の手で行う作業であるため、必ずしも正確なデータ管理ができるとは断言できないのが現状です。

そして万が一、在庫データと実際の棚卸作業後のデータに大きく差異があった場合はどこから在庫がズレていたのかの検証が難しく、最悪の場合もう一度在庫確認のやり直しをしなければならなくなったり、余剰在庫が膨らんでしまうなど、経営に関しても多くのリスクを秘めています。

仕入れから棚入れ・ピッキングといった商品の流れを一元管理できる在庫システムのことを導入することで、入力漏れや入力ミス、カウント間違いなどのヒューマンエラーが軽減することができます。

その日棚卸を行うデータをすぐに一覧化できるので、棚卸作業の準備も簡素化できるだけでなく、システムによる読み込み作業で作業効率も圧倒的に向上します。

これらの在庫管理システムは誰でも簡単に作業ができるように、バーコードやQRコードなどをハンディターミナルで読み込むだけで自動的にデータへ反映してくれるシステムが構築されています。そのようなシステムを導入することで正確なデータを取得できるだけでなく、リアルタイムな在庫の見える化も実現します。

結果的に必要に応じていつでも在庫をデータで確認できるようになるため、事業面においても健全な経営へと繋がるのです。

【ご紹介】オープンロジでは提携倉庫様を募集しています

空きスペースをEC倉庫に

物流アウトソーシングサービスを提供している「オープンロジ」では、提携倉庫を募集しています。

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最初は自社の僅かな空きスペースからのスタートでも可能です。最初は小さいエリアで運用を始めたあとに、慣れてきた段階で受け入れ規模を拡大していくという進め方を行っている事業者の方もいらっしゃいます。

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そして不安な点や分からない点が発生してもすぐにオープンロジに問い合わせができるので、初めてのEC倉庫運営でも安心できる環境が整っています。

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オープンロジではそのような不安を解消するために、提携倉庫の受け入れ環境などを加味しながら、物流アウトソーシングを利用したい荷主様とのマッチングも担当しています。

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荷主様とのマッチングもこれまで8000社以上の取引を通じたノウハウと経験を活用して、倉庫様に最適な業務をご紹介します。そして荷主様への請求業務などもオープンロジが一括して担当いたします。

豊富なノウハウを持つオープンロジが立ち上げを支援

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オープンロジは提携倉庫様にさまざまな運用ノウハウを提供しています。運用マニュアルなども充実しており、初めてEC倉庫として運用を始める倉庫会社様であっても、スピード感を持って、そして安心して運用できる体制が整っています。

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このように今後の新たなる事業としてEC業者向けの倉庫運営を検討されている方に対して、オープンロジでは気軽にチャレンジしやすい環境を多く提供しています。

在庫管理システムを活用し棚卸の効率を向上させよう

棚卸の方法として、営業を止めることなく効率的に作業が行うなど多くのメリットがある循環棚卸ですが、在庫管理システムを上手く活用することでより作業が効率的に行うことができます。

さらに在庫管理システムを導入することで、在庫確認の精度が上がるだけでなく、適正在庫の把握により経営面でも健全な運営が期待できるでしょう。

自社に最適な棚卸方法をこの機会に模索してみてはいかがでしょうか。