OMSとは｜メリットやデメリット、重要視される理由を詳しく解説

事業規模の拡大に伴って受注件数が増加してくると、物流業務が基幹業務を圧迫するようになります。複数のECモールへの出店や自社のECサイトとの併売などで販売チャネルも多岐に渡り、注文情報や顧客管理が煩雑になって大きな負担を感じている方も多いでしょう。

そんな時は、受注から発送までを一元管理できるOMSを利用すると業務を大幅に効率化できます。そこで今回はOMSの基礎知識や導入するメリットとデメリット、OMSが重要視される理由などについて分かりやすく解説します。

OMSとは｜Order Management System（オーダーマネージメントシステム）の略称

OMSという言葉自体は聞いたことがあるものの、具体的に何ができるシステムなのかよく分からないという方も多いでしょう。そこで、まずはOMSがどのようなシステムなのか詳しく解説します。

受注から発送までを一元管理できるシステム

OMSは「Order Management System」の略語で、受注から発送までを一元管理できるシステムのことです。受注処理や注文一覧は販売管理システムにも用意されていますが、従来の販売管理システムでは近年増加しているECサイトなどのオンラインを通じた注文を十分に処理しきれないため、OMSが注目されるようになりました。

これまでの販売管理システムはBtoBのオフラインなどを中心に想定して作られてきたため、商品マスタ上にECサイト上に掲載する商品説明文の入力項目が用意されていなかったり、ECモールなどのサイトと在庫連携する仕組みがなかったりします。そのため、ECサイトで販売する分の注文情報は別途管理する必要が生じ、二重に手間がかかっている企業は数多く存在します。

またECサイトといっても一店舗とは限らず、ECモールに複数出店している企業もあれば、自社サイトとモールを並行して販売チャネルに据えている企業もあります。実店舗とEC販売を別口で管理しなければならないだけでなく、販売チャネルごとに注文情報を管理する必要に迫られているケースもあり、ECの登場によって受注処理は非常に煩雑化しているといえるでしょう。

OMSを導入してECサイトに対応してシステムを整備することで、複数の販売チャネルをまとめてひとつのシステム上で管理できます。複数の方法で管理していた受注処理をワンストップで自動処理できれば、大幅な業務の効率化が期待できるでしょう。

OMSの機能詳細

OMSの基本機能は、一般的に次のとおりです。

• 受注管理
• 見積管理
• 発注管理
• 商品マスタ管理
• 在庫管理
• 顧客情報管理
• アカウント管理
• データ分析機能

さまざまな販売チャネルから入ってくる受注情報を一括で管理し、どのような内容の注文が入ってきたのかをまとめて確認できます。また、一般的な販売管理システムと同様、営業が発行する見積書の作成や仕入れ先への発注管理機能も用意されているケースが多いでしょう。

自社で取り扱っている商品のマスタを登録し、各販売チャネルとAPI連携することで何重にも商品マスタを管理する手間を削減できます。また、在庫情報もAPI連携して最新の状態を一括で反映可能です。

他にもさまざまな販売チャネルの顧客情報やアカウント情報を一元管理する機能や、データ分析機能などが用意されているOMSもあります。

OMSのメリット・デメリット

OMSの概要をお伝えしてきましたが、具体的にはどのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。双方の観点からまとめてご紹介します。

メリット1：業務効率を向上させることができる

物流業務は想定外のトラブルも多く、時には予定していた他の業務を後回しにしてでも対応しなければならないシチュエーションもたびたび発生します。注文の量も毎月一定とは限らず、思わぬ受注件数の増加で対応が追い付かなくなるなどの事態が発生する場合もあるでしょう。

特に事前に想定していなかった形で波動が発生した場合は、社内のリソースは物流に集中し、正常なECサイトの運営がままならなくなる可能性もあります。

OMSを利用すると、受注処理や出荷指示などの一連の業務に関わるリソースが不要になるため、空いたリソースをメイン業務に集中させられます。これまで物流に取られていた時間をマーケティング施策や新商品の開発などに回すことで、大幅に業務を効率化できるでしょう。

メリット2：人的ミスを大幅に削減できる

受注業務に手間がかかるようになると新しいスタッフを採用する必要がありますが、熟練したスタッフに比べると仕事をこなすために時間がかかり、人的ミスが起こる可能性も高まります。ユーザーからのクレームは返品や再出荷によってコストが増加するだけでなく、自社の信頼度が低下して新規購入者やリピーターが減少するリスクも抱えています。

また、アルバイトやパートなどは入れ替わりも激しく、毎回採用するたびに教育するコストもかかるでしょう。OMSによって受注業務を自動処理できるようになれば、機械が自動的に処理するため人的ミスを引き起こす可能性が大幅に低下し、教育コストも削減できます。

もちろん最終的な出荷指示の際には人の目による確認が必要ではありますが、人の手で作業を行う時と比べると、リスクは格段に下げられます。

デメリット1：導入費用がかかる

OMSを導入する際には、ある程度まとまった金額の導入費用が必要になります。ECサイトの売上規模によってはシステムの導入コストと効果が見合わず、導入が難しいケースもあるでしょう。

特にまだ事業を始めたばかりのスタートアップ企業や、低価格の商品を少数販売している小規模事業者では、高額な初期費用をかけてシステムを整備するメリットを見出せない場合もあるかもしれません。将来的に事業の拡大が見込まれるのであれば早めに導入しておくことをおすすめしますが、売上拡大の可能性がそれほど高くないのであれば、負担が重く感じられる可能性が高いでしょう。

もし小規模な事業者でもOMSを利用したい場合は、コストをかけすぎずに導入できる初期費用が不要のシステムを検討すると良いでしょう。中には倉庫の出荷件数に応じて課金されるタイプのOMSもあるので、高額な固定料金に悩まされずに業務効率化を図れます。

デメリット2：社内フローの見直しが必要

OMSの導入には、これまでの社内の業務フローを大幅に見直す必要が生じます。従来人の手で行っていた業務のどの部分をOMSでカバーできるのかを明確にするためには、現在のすべての業務を一度洗い出す必要があるでしょう。

物流作業にはさまざまな作業があり、受注から出荷・配送までのすべての作業が密接に結びついているため、単に受注処理の業務フローを明らかにするだけでは業務を最大限に効率化することはできません。

注文を受けてから受注処理を実行して倉庫への出荷指示を出し、倉庫で出荷作業を行って商品が配送トラックに乗るまでの一連の業務を明確にした上で、どの業務の運用を変更する必要があるのかを検討する必要があります。そのためには事前に検討チームを発足したり、現場スタッフのヒアリングを行ったりするフェーズが発生するでしょう。

日々の業務に追われる中でOMSの検討を進めるためには、社内の理解と現場の協力が必要不可欠です。導入までのヒアリングや導入後の運用変更で物流現場に負担を強いる可能性があるという点で、現行の業務フローを見直さなければならないのはOMS導入のデメリットといえます。

OMSが重要視される理由

OMSが重視される理由は、主に次の2点にあります。事業拡大を見据えている企業や基幹業務にリソースを集中したい企業にとっては、OMSが大きな助けとなってくれるでしょう。

理由1：事業拡大に必要不可欠なため

「システム導入には費用がかかるし、社内のスタッフで十分に処理しきれているからOMSは今はまだ必要ない」と考えている企業も多いのではないでしょうか。しかし、今後の事業拡大を見据えているのであれば、早めにOMSを導入しておくことをおすすめします。

物流は受注量が増えて忙しくなればなるほど、目の前の作業以外に手が回らなくなり、システム導入などの大幅な業務変革には多大な労力が必要になります。その間にもスタッフの疲労は積み重なり、ますます業務効率は悪化するという悪循環に陥る可能性もあるため、まだ事業規模がそれほど大きくないうちにシステムを導入した業務フローを確立しておくことが重要です。

事業規模が拡大すると販売チャネルを複数持ったり、さまざまな配送方法を利用したりするようになるため、業務フローの見直しには想像以上の手間がかかります。個々の販売チャネルを別々に管理している状態からOMSに統合するためには、商品マスタの見直しや既存の注文情報や顧客情報の洗い出しなど、複数の作業をこなさなければなりません。

販売チャネルが少なく配送方法も限定的なうちにOMSを導入しておけば、新たなECモールを追加する際にもWeb連携するだけで新たな商品マスタの整備は必要なく、注文情報もまとめて管理できます。「まだシステムの導入は早い」と考えるのではなく「今のうちに導入しておこう」という考え方が、将来的な手間とコストの削減につながります。

理由2：コスト削減により基幹業務を強化できるため

受注処理は重要な業務ではありますが、ルーティンであることから生産性は低いのも事実です。できる限り物流業務に割いているリソースを削減して、Webサイトへの集客や顧客との関係構築のためのセールス、見込み客獲得のためのマーケティング業務などに注力したいと考える企業も多いでしょう。

OMSを導入すると受注処理を一括で自動処理できるため、膨大な業務時間を基幹業務に充てられるようになります。受注処理にかかっていた人件費も削減できるので、浮いた資金で生産性の高い業務に優秀なスタッフを回したり、キャンペーンの予算を増額したりできるでしょう。

物流業務に悩まされる期間が長ければ長いほど目に見えない損失は積み重なっていくため、なるべく早い段階でOMSを導入してスムーズな企業運営を可能にしておくのが望ましいといえます。

【ご紹介】オープンロジを利用すれば物流業務の自動化が可能

オープンロジではシステム上で注文情報を自動的に処理し、提携倉庫への出荷指示を行うだけで出荷業務まで完了するフルフィルメントサービスを提供しています。ここからは、オープンロジのサービスについて簡単にご紹介します。

小~大規模まで利用できる高い柔軟性

オープンロジは商品1点からでも利用できるため、荷量がそれほど大きくない小規模事業者やスタートアップ企業をはじめとして、季節によって受注件数が変動しやすい業態の企業でも利用しやすいのが特徴です。料金プランは「固定料金ゼロ・従量課金制」を採用しているため、倉庫を使わなかった月でも料金を支払わなければならないという問題に悩まされることはありません。

もちろん荷量が多い大規模な事業者様からのご相談にも柔軟に対応できるので、企業の状況に合わせた柔軟な物流体制を整えられます。今は小規模でも、事業拡大を見込んでいる場合は企業の成長に合わせて倉庫をお使いいただけるので、自社で物流を用意する場合のように事業規模が拡大するたびに新たに設備投資する費用を捻出する必要もなくなります。

システムはオープンロジが用意しているプラットフォームをお使いいただくため、導入前に大規模なシステム構築を行う必要もなく、システム利用料も不要です。「月に倉庫で何個商品を取り扱ったか」に応じて課金されるため支払う料金が分かりやすく、安心してお使いいただけます。

さらにオープンロジはOMSである『ネクストエンジン』と『GoQ System』とAPI連携をしており、日々の物流業務を自動化することも可能です。

冷蔵・冷凍商品も対応可能

冷蔵・冷凍商品を扱う事業者は、商品ごとに適切な温度管理ができるコールドチェーンを整える必要があります。しかし、さまざまな温度帯の商品を適切に管理する設備を整えるには複数の専用倉庫が必要になるため、莫大な設備投資費用を用意しなければならないでしょう。場合によっては、自社で管理できない温度帯の商品の取り扱いを断念せざるを得ないないケースも発生するかもしれません。

さらに、各温度帯の商品を良好な状態に保つ高い管理スキルを持った人材も確保する必要があります。最近では全国的に物流の需要がひっ迫しているもあり、社内にノウハウを持たない場合、熟練したスタッフの採用は簡単ではないでしょう。扱う商品の種類が増えるほど物流業務は煩雑になり、コストが増大するだけでなく、人的ミスが増加する可能性も高まります。

オープンロジでは、各温度帯の商品を提携倉庫で適切に維持・管理することのできる冷蔵・冷凍商品も通常の物流と同様の感覚でお使いいただけます。

OMSシステム導入で業務効率アップを図ろう！

OMSを導入すると、これまで煩雑だった受注処理から発送までを一元管理できます。複数の販売チャネルを持っている企業ほど受注処理にかかる手間やコストは膨らみやすいため、OMS導入の効果が期待できるでしょう。

OMSは現在すでに受注業務にお困りの企業はもちろん、これから事業拡大を見込んでいる企業の導入もおすすめです。早めに物流を自動化しておくことで、将来的に事業が拡大してもスムーズに対応でき、負担も大きくなりにくいでしょう。

オープンロジでも受注処理から出荷指示まで一括処理できるシステムを提供しており、提携倉庫と連携することで物流の自動化を実現できます。取り扱う商品の種別にかかわらず、小規模から大規模までぜひお気軽にご相談ください。